不正・不祥事

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営業社員が在庫転売

「不正・不祥事」

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解決事例 1

(質問)営業社員が在庫を転売していました。有効な防止策はないでしょうか?

(回答)営業社員が継続して、2重発行した請求書の代金を個人の口座に入金させたり、販売代金を手集金している場合に会社の領収書を偽造して代金を着服する、在庫商品を勝手に売りさばく等不祥事が後を絶ちません。管理コストを掛けられない中小企業は常に不祥事が発生するリスクを抱えています。賠償請求しても金額が多額であったら回収できない可能性もあります。有効な防止策としては資金繰りや入金管理、売上総利益率の推移の観察と棚卸を正確に行う事によりそのような不祥事を発見または予防する事ができます。
(ポイント)
業務上の横領については経理の部分である程度、防ぐ事も発見する事も可能です。しかし業務上の横領は経理担当者が行う事が多いのが実情です。実際、経理担当者自身が行った、協力した、黙認した、能力に問題があり気付かなかったと大体この4パーターンです。経理担当者が1人の場合は性悪説でのぞみ早急に外部の専門家に相談する事が賢明です。

社員の給与額を漏らしている

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解決事例 2

(質問)先日、社員が具体的な金額を言い、ある社員の給与額と比べて自分の給与額が不満であると言ってきました。その金額が正確で驚いています。

(回答)給与の振込業務ははおそらく経理担当者がやっていると想像されるので経理担当者から漏れた可能性が高いです。
(ポイント)
経理業務をしていれば社長の給与からか社員の給与まで全ての情報が全て入手可能です。ゆえに経理業務は信頼のおける人物に任せることが肝要です。適当な人材がいない場合、外部に委託することを考える必要があります。

現金商売で現金取り扱いの事故が絶えない

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解決事例 3

(質問)弊社は支店を複数抱えています。現金商売の為、現金取り扱い上の事故が必ず年に数回おきます。何か有効な手段はありますか

(回答)どんな業種でも現金の取扱いには注意が必要ですが、特に小売店や飲食業のような現金商売は、金銭と売上には厳密な管理が必要です。
 しかし、現金入金が生まれる現場は、本社の管理から遠く離れている場合が多く、現金の管理を現場に任せざる得ない場合も多々あります。
 そこで、24時間営業のATMを利用し、1日の売上金額を銀行口座に入金することで、現場で保管する現金を最小限に留めることを検討するべきです。
 また毎日の入金報告と口座への入金額を翌朝欠かさずチェックすることで、現金取り扱い上の事故を最小限にすることが可能です。

(ポイント)
現金商売には、現場の規律が求められます。その規律を維持するためには、タイムリーな管理が必要です。
 翌日、必ず前日の日報を入手し、入金額をチェックする。そこまでしなくてもと思われるかもしれませんが、それが大事なのです。
 また、每月の食品の棚卸し、調味料に至るまで細かくチェックする必要があります。何故そこまでする必要があるのか。それは、少しでも気が緩むと、いい加減な在庫管理に繋がるからです。

会社のお金を経理部長一人に任せているが大丈夫ですか

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解決事例 4

(質問)私は先日、父の会社に入社し各部署で研修をしていますが、預金通帳、実印、銀行印の管理を経理部長が行っていることに疑問を感じています。どこの会社でもそうなのでしょうか。

(回答)実際、経理部長が預金通帳、実印、銀行印のすべての管理を任されていたという会社がありました。預金通帳、実印、銀行印を経理部長一人の管理下に置くということは、経理部長が銀行から、会社のお金を無制限に引き出すことが可能であるということです。
 すべてを任せることは、便利な反面、根拠なく経理部長を信頼するということになるのと、何か不祥事が起きたら、全てその人の責任になるということです。 

(’ポイント)
通帳と銀行印は別の人、実印は経営者というように管理責任を分散するべきです。

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